網(wǎng)易有道吳迎暉：企業(yè)應(yīng)用助力創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊的多種可能性

 　　北京時間4月29日，GMIC北京2016全球移動互聯(lián)網(wǎng)大會在北京國家會議中心召開第二日，在下午舉行的企業(yè)級移動應(yīng)用與安全峰會中，網(wǎng)易有道副總裁與在場嘉賓一起分享了有道云協(xié)作作為一款企業(yè)級協(xié)作應(yīng)用，是如何幫助如今廣大的創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊提高團(tuán)隊效率、解決創(chuàng)業(yè)難題的，以下是現(xiàn)場演講摘要：

　　創(chuàng)業(yè)公司的難題

　　前兩年O2O最瘋狂的那段時間，O2O幾乎成為了互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)業(yè)代名詞。但事實證明，眾多創(chuàng)業(yè)精英們，拍著腦袋揣著夢想跳進(jìn)來，卻發(fā)現(xiàn)這里面全是坑。因為O2O日常運(yùn)營里，單單是管理分散在各地的線下業(yè)務(wù)人員，就是一個超級大難題，很多O2O創(chuàng)業(yè)公司挨不過這一關(guān)也就很快的死掉了。

　　有一個叫做陽光印網(wǎng)的O2O創(chuàng)業(yè)公司，他們實際上是一家從傳統(tǒng)印刷行業(yè)切入O2O領(lǐng)域的創(chuàng)業(yè)公司，他們面臨的第一大困難就是，如何建立和管理它的業(yè)務(wù)體系和業(yè)務(wù)人員，"陽光印網(wǎng)"的業(yè)務(wù)范圍涉及全國300個城市，每個城市對應(yīng)的業(yè)務(wù)人員主要工作是摸排和聯(lián)系業(yè)務(wù)供應(yīng)商，這些業(yè)務(wù)員每天都會反饋大量且繁雜的業(yè)務(wù)信息，同時要從總部統(tǒng)一且快速地獲取最新的業(yè)務(wù)資料。這么龐大的信息交匯，該怎么辦呢?

　　另外一個現(xiàn)實的問題是，一家創(chuàng)業(yè)公司從最初的idea到最終做出app再發(fā)展成為一家成熟的公司，期間的人、物、信息的更替變化千千萬萬。那么如何才能夠提升創(chuàng)業(yè)公司的效率呢?而傳統(tǒng)的郵件來來往往幾十封郵件是很常有的事，不僅效率低下，而且耗費(fèi)了不必要的人力。

　　再或者用QQ和微信，QQ和微信的溝通都是碎片式的，也就是你一言我一語的，很難真正沉淀下來信息而且不夠深入，而且在用QQ微信傳輸文件的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)版本混亂的問題。

　　有道云協(xié)作：從資料管理切入企業(yè)市場

　　有道旗下產(chǎn)品有道云筆記，是一款以輕快免費(fèi)為特點的云筆記類應(yīng)用，目前國內(nèi)用戶超過4200萬，是國內(nèi)筆記應(yīng)用第一。但云筆記從推出至今，我們也發(fā)現(xiàn)了一些不一樣的變化：

　　從用戶和產(chǎn)品的層面講：在我們定期分析用戶使用行為的時候，我們發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象，越來越多的用戶使用云筆記時不僅僅是簡單的記錄，而更多的開始用來辦公，例如進(jìn)行文檔撰寫，一些簡單的辦公協(xié)同等，同時也有很多的用戶給我們反饋說希望能增加更多的辦公功能。

　　而對標(biāo)國外的一些產(chǎn)品的經(jīng)驗，比如說Google docs，我們發(fā)現(xiàn)有大量的企業(yè)對文檔協(xié)作都很有需求，這類產(chǎn)品銷售情況也很樂觀。而國內(nèi)目前還沒有很好的一個產(chǎn)品滿足這樣的需求。

　　綜合這些因素，我們在2014年底推出了有道云協(xié)作。而有道云協(xié)作作為一款基于文檔管理和協(xié)作工具，是如何幫助創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊的呢?有三個主要方面的功能：群、團(tuán)隊資料管理和即時通訊能夠。

  資料管理：整理＋共享＋協(xié)作

　　中國的互聯(lián)網(wǎng)用戶被QQ微信的各種群教育了十幾年，對群概念再熟悉不過了。而有道云協(xié)作的群，基本上也是通過相同興趣/項目/職能，而把不同的人匯聚到一起的組織，這個邏輯應(yīng)該很好理解。

　　在協(xié)作群里，創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊最主要能夠?qū)崿F(xiàn)的就是資料的管理和分享。但是QQ微信等IM群、郵件和網(wǎng)盤，但這幾類產(chǎn)品在文檔管理方面有幾個問題。比如QQ微信等IM群，似乎更適合娛樂和即時溝通，不便于文檔的管理和積累;比如郵件，一來二去的反復(fù)修改之后，搞不清哪個是最新版本而且很難整理;再比如云盤，不能實現(xiàn)文檔的編輯和協(xié)作功能。

　　那當(dāng)我們在談文檔管理的時候，我們到底在談什么?主要是三個功能：整理、協(xié)作和分享。以上三類產(chǎn)品都不能同時滿足這個三個需求，而有道云協(xié)作可以。

　　按照群的概念，協(xié)作群內(nèi)的文檔以目錄形式進(jìn)行分類整理，可以支持office文檔、筆記、協(xié)同表格等多種形式的文檔。

　　然后基于這些文檔，協(xié)作群內(nèi)的成員可以對文檔進(jìn)行任意的編輯，甚至包括多人實時編輯表格，比如在進(jìn)行任務(wù)安排或者頭腦風(fēng)暴的時候就十分適用。

　　另外，每一個成員修改完成后都會形成一個新的文檔版本，也就是所謂的版本管理，這樣就不會導(dǎo)致版本混亂不清，而且每一處改動都有歷史記錄。以及分享功能，每一個文檔都有獨(dú)立的分享鏈接，可以通過QQ微信和郵件分享給任何人。

　　即時通訊：圍繞文檔展開

　　針對文檔管理，我們還增加了即時通訊功能。不過與其他即時通訊軟件不一樣的，云協(xié)作的即時通訊是圍繞文檔進(jìn)行的。

　　比如每次修改完成都會形成新的版本，而這個版本會自動以通知的形式出現(xiàn)在即時通訊欄;

　　而如果對文檔還有什么額外的需求，可以在文檔內(nèi)評論區(qū)直接留言評論，同樣也會顯示在通訊區(qū)。此你也可以直接在通訊區(qū)留言對話，類似QQ群，隨時@相關(guān)的同事進(jìn)行處理。

　　移動等多平臺同步

　　另外以上所有的功能，我們都已經(jīng)基本完成了移動端的同步，也就是說無論你是在辦公室，還是出差在外都可以通過電腦、手機(jī)等多終端多平臺來實現(xiàn)操作。比如手機(jī)通知提示你有新的工作動態(tài)，或者直接留言對話等等。這種把工作溝通放在工作軟件里，也能夠很好的平衡工作與生活。

　　有道云協(xié)作助力創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊提升效率

　　回到最初我們提到的陽光印網(wǎng)，他們快速進(jìn)行業(yè)務(wù)擴(kuò)張時，使用云協(xié)作來讓300個城市業(yè)務(wù)人員與總部間的協(xié)同工作。各城市的業(yè)務(wù)人員向總部提報業(yè)務(wù)信息，簡單操作就可以把全國的業(yè)務(wù)信息匯總到總部。而總部的產(chǎn)品資料每日更新，全國各地的業(yè)務(wù)員無需郵件，就可以同步或許這些更新的資料，免去了下發(fā)的繁瑣和時間成本。

　　類似的案例同樣在金融行業(yè)普遍存在，一些銷售人員在外出拜訪客戶時，能夠第一時間獲取部門更新的產(chǎn)品資料給客戶，同時反饋客戶需求給部門，幫助他們促成下單、成單，比如國泰君安以及一些早期的互聯(lián)網(wǎng)金融創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊目前都有在使用有道云協(xié)作。

　　另外一個案例，大家相對熟悉——界面，它是有道云協(xié)作第一批也是最早一批客戶。作為媒體行業(yè)的新興力量，界面一直以創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊定位自己，力求結(jié)構(gòu)的扁平化、溝通及業(yè)務(wù)協(xié)作的高效化。作為一個創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊且在成立初期，界面與所有創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊一樣，面臨很多問題，比如大量記者需要外出采訪、各類選題會、采編信息、采訪資料等還要保持同步，以及主編與采編團(tuán)隊之間、記者與編輯之間的溝通協(xié)作問題。而通過有道云協(xié)作，采編團(tuán)隊能夠針對文檔展開高效、快速的溝通，文檔修改版本問題也輕松解決，從而讓采編團(tuán)隊更多精力專注在寫作上。

　　創(chuàng)業(yè)“虛擬化”：未來創(chuàng)業(yè)公司形態(tài)的另一種可能性

　　很多創(chuàng)業(yè)公司有相當(dāng)一大部分的開銷花在了辦公場地的租賃、辦公設(shè)備的購買、水電煤等，這是每個創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊不得不面對的最現(xiàn)實的問題。以及優(yōu)質(zhì)的人才的匱乏也是問題之一，有牛人可惜卻遠(yuǎn)在他方、或者員工因為個人意愿離開一座城市而不得不面臨的人員流失。

　　于是我們提出一種猜想：憑借著諸如有道云協(xié)作等越來越企業(yè)應(yīng)用的興起，未來的一部分創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊可能可以實現(xiàn)“辦公虛擬化”，即不需要在統(tǒng)一的時間和地點，通過互聯(lián)網(wǎng)，憑借企業(yè)應(yīng)用實現(xiàn)跨時間跨空間的辦公和協(xié)作，從而更加靈活、高效、低成本。其實目前，已經(jīng)有一小部分創(chuàng)業(yè)團(tuán)隊開始在嘗試這種模式，并且實現(xiàn)了良好的運(yùn)轉(zhuǎn)。