晉南集團(tuán)：數(shù)字化提高企業(yè)對項目零工審批效率

　　2020年初福建省晉南建設(shè)集團(tuán)有限公司由QC小組牽頭，以潯興世運(yùn)華林春天二期項目試點(diǎn)，提高企業(yè)對項目零星用工審批效率。

　　目前行業(yè)內(nèi)——針對零星用工從使用到審批環(huán)節(jié)，普遍存在信息流轉(zhuǎn)難度大、真實性難保證等問題，從而使得總部審批難度變大，效率變低;最終工人薪酬發(fā)放不及時。如果為了解決發(fā)薪問題，安排更多人員整理審批前的資料，人員成本變大，與企業(yè)降本增效的初衷背離;長此以往只會形成惡性循環(huán)。

　　為了真正從源頭解決問題，QC小組先根據(jù)公開材料進(jìn)行了橫向和縱向?qū)Ρ�，估算了同體量項目審批效率、不同時期本項目的審批效率，并分析造成效率低下的原因。經(jīng)過估算和分析，并設(shè)定目標(biāo)提效53%。

　　確立目標(biāo)后，確認(rèn)了提效空間最大的三個核心問題，用工照片管理方式不完善、用工記錄信息不全面、信息協(xié)同不完整，問題難追溯。對此，QC小組開始全項目推行使用今日水印相機(jī)App和廣聯(lián)達(dá)，并制定如下方案。

　　針對用工照片管理方式不完善的問題，QC小組根據(jù)現(xiàn)有項目啟用今日水印相機(jī)app作為項目過程影像信息管理軟件。并協(xié)助和輔導(dǎo)項目管理人員下載今日水印相機(jī)，創(chuàng)建團(tuán)隊工作圈。項目成員拍照時，照片會自動同步到今日水印相機(jī)工作圈內(nèi)，同時借助今日水印相機(jī)智能機(jī)器人功能，照片會自動轉(zhuǎn)發(fā)至企業(yè)釘釘。

　　由于軟件較為簡單，項目成員到達(dá)現(xiàn)場只需要簡單拍照即可;推行一段時間后項目人員使用率百分百，影像資料的協(xié)同也同步到工作圈和企業(yè)微信保證了用工影像信息的真實性;對策實施目標(biāo)完成。

　　針對用工記錄信息不全面的問題，QC小組按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程創(chuàng)建，在團(tuán)隊水印中添加項目所需的水印模板并制作教程、水印模板庫。取代原有工程記錄表單，使用今日水印相機(jī)時，項目人員只需選擇團(tuán)隊水印模板拍照即可，節(jié)省了填寫表單的時間;提高了項目人員的拍照意愿。

　　在對策實施后，95%的單據(jù)都能填報責(zé)任單位，少量未填寫的單據(jù)，審批人員也可通過水印照片中的“責(zé)任單位”判斷，項目人員過程記錄責(zé)任班組及其相關(guān)的扣款影像證據(jù)，在分包結(jié)算中極大提高了管理人員的審批效率。

　　針對信息協(xié)同不完整的問題，應(yīng)用企業(yè)已有的廣聯(lián)達(dá)生產(chǎn)管理系統(tǒng)，記錄用工信息，生成臺賬和工單，在對策實施后，項目人員數(shù)據(jù)信息實時傳遞，預(yù)算人員可在當(dāng)天整理臺賬，由原本兩天時間縮減到半天。

　　經(jīng)過一年的努力，提效53%的目標(biāo)已達(dá)成。并為企業(yè)每月節(jié)省材料費(fèi)、快遞費(fèi)、人員薪資等成本近5000元，年節(jié)省成本近6萬元。同時，獲得2020年度工程建設(shè)質(zhì)量管理小組活動第二名的榮譽(yù)。

　　項目管理就是對人和信息的管理，尤其在當(dāng)前的數(shù)字化環(huán)境下，避免重復(fù)工作、提高效率，是項目管理者們首要解決的問題。今日水印相機(jī)還是一款用現(xiàn)場真實照片協(xié)同管理軟件，不同于微信、紙質(zhì)單據(jù)等相對難溯源的協(xié)同方式。除了完成日常項目管理工作外，還能承載異地管理的功能，通過非常簡潔、接地氣的方式，大大提高項目管理和協(xié)作效率。