8Manage：如何做好項(xiàng)目工時(shí)管理？

　　“時(shí)間就是金錢”，盡管這句話我們已經(jīng)聽(tīng)膩了，但在項(xiàng)目管理中確實(shí)是真理。項(xiàng)目工時(shí)直接影響著項(xiàng)目費(fèi)用和成本，因?yàn)椴徽撃愕捻?xiàng)目工作是按小時(shí)還是按固定費(fèi)用計(jì)費(fèi)和付款，你在一段工時(shí)內(nèi)完成的工作越多，你的效率就越高，費(fèi)用和成本也就越低。

　　這就是為什么記錄項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在工作上花費(fèi)的時(shí)間和了解項(xiàng)目收入和費(fèi)用一樣重要。跟蹤工時(shí)有助于了解項(xiàng)目的收入和支出，以及預(yù)測(cè)未來(lái)周期的結(jié)果。在本文中，我們將進(jìn)一步了解項(xiàng)目工時(shí)管理的重要性，項(xiàng)目工時(shí)跟蹤的基本規(guī)則，以及如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目工時(shí)管理。

　　為什么跟蹤工時(shí)對(duì)項(xiàng)目這么重要？

　　對(duì)于許多項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，跟蹤工時(shí)通常是按小時(shí)計(jì)算為客戶完成的工作的費(fèi)用。但即便你的項(xiàng)目沒(méi)有按小時(shí)計(jì)費(fèi)，跟蹤工時(shí)仍然有意義。以下是跟蹤工時(shí)對(duì)項(xiàng)目的好處：

　　1、審查和分析團(tuán)隊(duì)的績(jī)效和效率。工時(shí)跟蹤是審查和分析團(tuán)隊(duì)的績(jī)效和效率最簡(jiǎn)單和最直接的方法。收集團(tuán)隊(duì)的工時(shí)費(fèi)用數(shù)據(jù)，有助于我們了解全局，理解生產(chǎn)力動(dòng)態(tài)，找出哪些可以優(yōu)化和哪些需要優(yōu)化。

　　2、規(guī)避隱藏的項(xiàng)目費(fèi)用。如果安排得當(dāng)，工時(shí)跟蹤可以解決工時(shí)費(fèi)用不明的常見(jiàn)問(wèn)題，例如，減少花費(fèi)在閱讀電子郵件或與同事溝通上的時(shí)間。

　　3、提供可靠的計(jì)劃和預(yù)測(cè)依據(jù)。歷史周期的工時(shí)跟蹤數(shù)據(jù)提供執(zhí)行特定任務(wù)所需工時(shí)的見(jiàn)解。

　　4、最后一點(diǎn)也不容小覷，那就是：對(duì)于正式員工來(lái)說(shuō)，工時(shí)跟蹤數(shù)據(jù)支持對(duì)他們的工作效率和績(jī)效進(jìn)行分析，看看有哪些地方可以改進(jìn)和優(yōu)化。

　　項(xiàng)目工時(shí)跟蹤的基本規(guī)則是什么？

　　工時(shí)跟蹤只有在提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的情況下才有意義，否則，它就會(huì)變成浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)，對(duì)團(tuán)隊(duì)績(jī)效和工作環(huán)境不會(huì)產(chǎn)生任何積極影響。以下是考慮如何安排工時(shí)跟蹤的基本技巧：

　　首先，使用帶有專業(yè)的項(xiàng)目工時(shí)表軟件，比如8Manage PM，確保工時(shí)跟蹤和數(shù)據(jù)分析不需要太多時(shí)間和精力。自動(dòng)化系統(tǒng)有助于減少時(shí)間和精力的消耗，但也依賴于整個(gè)流程的清晰度和透明度。在8Manage工時(shí)表中創(chuàng)建清晰的工作結(jié)構(gòu)并設(shè)置報(bào)表，這樣你以后就可以通過(guò)幾次點(diǎn)擊來(lái)生成報(bào)表。

　　其次，向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)解釋為何你要執(zhí)行工時(shí)跟蹤，以及為何工時(shí)表數(shù)據(jù)非常重要。你希望員工將此作為工作流的重要組成部分，并準(zhǔn)確記錄數(shù)據(jù)。你需要協(xié)助團(tuán)隊(duì)成員采用工時(shí)跟蹤，及時(shí)提醒他們填寫(xiě)工時(shí)表，幫助他們明確哪些活動(dòng)應(yīng)該跟蹤到特定任務(wù)，跟蹤他們是如何填寫(xiě)工時(shí)表。

　　最后，分析收集到的數(shù)據(jù)，了解工作流中可能存在的缺點(diǎn)和瓶頸，評(píng)估團(tuán)隊(duì)成員的效率，弄清楚是否有成員不堪重負(fù)或者工作量太少。

　　項(xiàng)目工時(shí)管理的主要步驟是什么？

　　工時(shí)跟蹤是成功管理工時(shí)的關(guān)鍵。那么，如何建立工時(shí)管理程序，實(shí)現(xiàn)按時(shí)交付項(xiàng)目呢?項(xiàng)目的工時(shí)管理周期包含這三個(gè)步驟：

　　第一，跟蹤在當(dāng)前工作周期完成的工作的工時(shí)費(fèi)用。稍后，你將會(huì)用這些數(shù)據(jù)來(lái)安排未來(lái)周期的工作，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性非常重要。

　　第二，分析結(jié)果。在每個(gè)周期結(jié)束時(shí)執(zhí)行這一步，看看取得了哪些成績(jī)，有哪些可以改進(jìn)的地方，團(tuán)隊(duì)中哪些動(dòng)態(tài)值得密切關(guān)注。

　　第三，在全面分析數(shù)據(jù)之后，你可以使用數(shù)據(jù)來(lái)為下一周期的估算做準(zhǔn)備、預(yù)測(cè)團(tuán)隊(duì)的能力以及規(guī)劃未來(lái)的工作量。

　　如何分析工時(shí)費(fèi)用？

　　數(shù)據(jù)分析通常是一項(xiàng)復(fù)雜而繁瑣的活動(dòng)，但自動(dòng)化工具可以幫你節(jié)省大量時(shí)間和精力。8Manage工時(shí)表軟件提供內(nèi)置報(bào)表，你可以用這些報(bào)表對(duì)特定時(shí)期、活動(dòng)和團(tuán)隊(duì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。

　　數(shù)據(jù)分析的最終結(jié)果是工時(shí)跟蹤活動(dòng)的關(guān)鍵點(diǎn)，要確保用于工時(shí)跟蹤的工具包含足夠靈活的報(bào)表模塊，從不同角度查看數(shù)據(jù)。分析工時(shí)費(fèi)用，你可以這樣做：

　　●匯總所有團(tuán)隊(duì)成員針對(duì)項(xiàng)目任務(wù)記錄的工時(shí)，查看特定時(shí)間段的總計(jì)，并將它們與歷史結(jié)果進(jìn)行對(duì)比，以了解團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)成員的績(jī)效。

　　●記錄具體活動(dòng)的實(shí)際輸入工時(shí)與估算工時(shí)之間的差異，這顯示出估算在哪里以及為何不夠精確，有助于改進(jìn)對(duì)未來(lái)周期的估算。

　　●分析團(tuán)隊(duì)成員在任何特定時(shí)期的加班數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)提供如何規(guī)劃和分配工作量的見(jiàn)解。

　　●如果你的工時(shí)跟蹤工具具有計(jì)費(fèi)和會(huì)計(jì)模塊，那么使用它來(lái)計(jì)算可計(jì)費(fèi)金額和應(yīng)付金額，以及項(xiàng)目活動(dòng)的最終盈利能力之間差異。

　　項(xiàng)目工時(shí)管理需要注意什么？

　　如果執(zhí)行得不好，工時(shí)跟蹤不僅會(huì)對(duì)項(xiàng)目和工作管理沒(méi)有幫助，而且還會(huì)變成團(tuán)隊(duì)中每個(gè)人都討厭的另一個(gè)負(fù)擔(dān)。注意不要在跟蹤工時(shí)上花費(fèi)太多時(shí)間，因?yàn)檫@會(huì)破壞工作優(yōu)化的理念。你需要制定清晰的流程，使用的直觀工具，并為你的團(tuán)隊(duì)提供必要的指導(dǎo)。同時(shí)，不要忽略用收集到的數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)改進(jìn)的方法。否則，整個(gè)流程就沒(méi)有意義。

　　另外，不要保留事后編輯工時(shí)表的可能性。為了防止團(tuán)隊(duì)成員糾正他們前幾周和前幾個(gè)月記錄的工時(shí)，請(qǐng)批準(zhǔn)和鎖定過(guò)去周期的工時(shí)表。你不希望工時(shí)跟蹤在會(huì)計(jì)部門處理工資并向客戶開(kāi)具發(fā)票之后被人編輯。

　　結(jié)語(yǔ)

　　雖然工時(shí)跟蹤不是項(xiàng)目管理唯一的事項(xiàng)，但它是最基本的事項(xiàng)。如果項(xiàng)目經(jīng)理不能控制項(xiàng)目工時(shí)，他們就不能控制利害關(guān)系人的成本和期望。原文：http://www.8manage.cn/company/202009011000471341.html