招采部門可能不是醫(yī)療機(jī)構(gòu)中最耀眼的領(lǐng)域,但它的新技術(shù)投資可以對(duì)病患護(hù)理和財(cái)政業(yè)績(jī)產(chǎn)生重大影響,通過電子招采可以有效節(jié)約醫(yī)療成本。
按照傳統(tǒng),招采團(tuán)隊(duì)要花無數(shù)個(gè)小時(shí)手動(dòng)訂購物資;在某些醫(yī)院,員工每次拿東西都要走一遍流程,但在緊急情況下這很難實(shí)現(xiàn);庫存沒法總是準(zhǔn)確上報(bào),或者庫存總是不足,最終導(dǎo)致手續(xù)延期和成本增加。
因此,招采部門非常贊成數(shù)字化轉(zhuǎn)型,轉(zhuǎn)向電子招采系統(tǒng)。大多數(shù)的部門主管表示,這將對(duì)他們的供應(yīng)鏈產(chǎn)生影響。但目前企業(yè)自動(dòng)化流程還沒有全面普及,招采主管必須向醫(yī)療機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)部門證明自動(dòng)化的價(jià)值,才能提高流程效率。
分解成本節(jié)約
財(cái)務(wù)部門最關(guān)心的是一件事:企業(yè)的財(cái)務(wù)底線。如果應(yīng)用程序沒有很好的財(cái)務(wù)意義,也就沒有商業(yè)意義。在醫(yī)療保健行業(yè)尤其如此,利潤(rùn)率壓力可能導(dǎo)致短期投資縮水,而這些短期投資將在長(zhǎng)期內(nèi)獲得回報(bào)。
這種節(jié)約使得招采部門很難立即證明自動(dòng)化項(xiàng)目的合理性。但他們可以通過展示技術(shù)如何降低成本、風(fēng)險(xiǎn)和浪費(fèi)來證明其價(jià)值,尤其是在數(shù)據(jù)管理方面。招采系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量至關(guān)重要,系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸也是如此。
以往招采專業(yè)人員通常依賴于手動(dòng)、重復(fù)的工作區(qū)。從表面上看,對(duì)于采購專業(yè)人員來說,打開一封電子郵件,在附件中下載一份Word文檔,找到一條關(guān)鍵信息,將這些數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng),這似乎不是一種負(fù)擔(dān)。但是,如果你考慮到重復(fù)執(zhí)行該任務(wù)所需的時(shí)間,就會(huì)明白這導(dǎo)致他們損失大量的工作時(shí)間,并容易發(fā)生人為數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤的情況。
繁重而昂貴的手動(dòng)活動(dòng)給現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)帶來了壓力,而自動(dòng)化是解決這些重復(fù)性問題的答案。下面我們將以8Manage SRM電子招采系統(tǒng)為例,詳細(xì)了解電子招采自動(dòng)化幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)節(jié)省招采成本的三種方式。
① 供應(yīng)商數(shù)據(jù)管理
醫(yī)療保健領(lǐng)域普遍存在著一個(gè)問題:大多數(shù)招采組織在不同的供應(yīng)商中接收各種格式的數(shù)據(jù),然而供應(yīng)商記錄太多,無法主動(dòng)維護(hù)主數(shù)據(jù)。
醫(yī)療招采部門在這方面很有負(fù)擔(dān),因?yàn)閷?duì)藥品、設(shè)備和其他重要物資進(jìn)行維護(hù)和登記的精確性實(shí)際上意味著生與死的差別。雪上加霜的是,供應(yīng)商數(shù)據(jù)容易發(fā)生變化,手動(dòng)更新的錯(cuò)誤率自然很高。
好在高效的8Manage SRM電子招采系統(tǒng)自動(dòng)化可以應(yīng)用于檢查供應(yīng)商的聯(lián)系信息。舉個(gè)例子,招采部門在其供應(yīng)商記錄中發(fā)現(xiàn)26.4%的錯(cuò)誤率。為了糾正這些錯(cuò)誤,8Manage SRM電子招采自動(dòng)化會(huì)向這些供應(yīng)商發(fā)送一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的網(wǎng)頁表單,請(qǐng)求更新信息。隨后更新記錄系統(tǒng),不需要任何手動(dòng)數(shù)據(jù)輸入。
將26.4%的錯(cuò)誤率乘以系統(tǒng)中的供應(yīng)商數(shù)量,使用保守的100美元的錯(cuò)誤成本估值,就能得到每1,000個(gè)供應(yīng)商節(jié)省2.64萬美元成本的保險(xiǎn)估算。
② 采購訂單處理
從輸入請(qǐng)購單到多級(jí)審批,再到最終轉(zhuǎn)換,完全處理采購訂單(PO)的總成本很容易被低估。但是8Manage SRM電子招采系統(tǒng)可以分析現(xiàn)有數(shù)據(jù),估計(jì)訂單審批通過的可能性,然后自動(dòng)審批高于預(yù)定置信水平的訂單。所以,要計(jì)算潛在的節(jié)省,可以從采購訂單處理成本開始。
舉個(gè)例子,我們使用報(bào)告的中值和世界級(jí)值,分別為162.08美元和35.88美元。這些價(jià)值的差異給我們提供的節(jié)省值,每個(gè)采購訂單節(jié)省126.22美元。將此值乘以企業(yè)在一年內(nèi)處理的PO數(shù)量,計(jì)算出每1000個(gè)PO每年可節(jié)省12.622萬美元。
同樣,擁有機(jī)器學(xué)習(xí)功能的8Manage SRM也可以被應(yīng)用于預(yù)測(cè)性排序,這在醫(yī)療保健行業(yè)是一個(gè)特別有價(jià)值的好處,因?yàn)橥话l(fā)情況的性質(zhì)使得很難估計(jì)每個(gè)月需要多少給定的物資。醫(yī)療機(jī)構(gòu)往往會(huì)在準(zhǔn)備階段過多訂購物資,但這會(huì)導(dǎo)致庫存過期和計(jì)劃無效。
8Manage SRM幫助醫(yī)療機(jī)構(gòu)輕松地處理不同類型的采購需求,若需要采購的物料有庫存,可優(yōu)先使用現(xiàn)有庫存。系統(tǒng)實(shí)時(shí)審計(jì)存貨并檢測(cè)最低庫存,自動(dòng)提醒相關(guān)人員進(jìn)行補(bǔ)貨,讓醫(yī)院不再缺少設(shè)備和藥品,從而避免緊急采購情況的發(fā)生。這能大大減少用于庫存盤點(diǎn)、訂購和跟蹤過期物品的時(shí)間。
③ 增加管理下的支出
自動(dòng)化使你的企業(yè)能夠利用來所有系統(tǒng)的數(shù)據(jù),進(jìn)行更好的支出分析。這些報(bào)告可以完全自動(dòng)化,并與正確的決策者共享,以便快速獲得審批。有研究報(bào)告表明,增加管理下的支出(SUM),每多花一美元,可以節(jié)省6%到12%。
在本例中,我們使用Chief Purchasing Officer Rising研究報(bào)告的數(shù)據(jù)——SUM平均為53.6%,世界級(jí)的SUM平均為89.1%,這些數(shù)字之間的差異是提高你的SUM的潛在機(jī)會(huì)。乘以上述每一美元的最低儲(chǔ)蓄額(6%),就可以得到你總支出中每一美元的潛在儲(chǔ)蓄額。通過提高SUM, 在每1000萬美元的年度支出中,企業(yè)平均可以節(jié)省21.3萬美元。
8Manage SRM電子招采系統(tǒng)支持在合同下進(jìn)行費(fèi)用的預(yù)算以及記錄實(shí)際開支,成本信息資源可以共享。系統(tǒng)幫助醫(yī)院加強(qiáng)財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì),全面監(jiān)督醫(yī)院的財(cái)務(wù)活動(dòng),強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防范,減少資金損失。
對(duì)于任何現(xiàn)代醫(yī)療招采部門來說,數(shù)據(jù)是做出積極、知情的支出決策的關(guān)鍵。在手動(dòng)完成工作的組織中,醫(yī)生和保險(xiǎn)公司工作人員獨(dú)自進(jìn)行決策——通過電話和面對(duì)面溝通。但當(dāng)所有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無縫流動(dòng)時(shí),SUM和效率以及病人護(hù)理都得到了改善。
④考慮自動(dòng)化的人為因素
招采部門都是有價(jià)值的、技術(shù)熟練的專業(yè)人員,但人類員工并非永不犯錯(cuò)。在醫(yī)療保健行業(yè),86%的錯(cuò)誤都屬于行政方面。比如浪費(fèi)時(shí)間、無意中引入錯(cuò)誤等等,這些都會(huì)打擊他們的士氣,并影響他們對(duì)公司的貢獻(xiàn)。
相反,使用自動(dòng)化的員工有時(shí)間關(guān)注工作中的人為因素,比如建立聯(lián)系和改善客戶體驗(yàn)。即使你的醫(yī)療保健公司只能將招采過程中的一個(gè)步驟自動(dòng)化,這對(duì)員工來說也少了一件煩人的事。
自動(dòng)化對(duì)招采部門的好處并不會(huì)都在一夜之間發(fā)生,但正確的電子招采系統(tǒng)的應(yīng)用,確實(shí)能夠減輕醫(yī)療機(jī)構(gòu)日常工作強(qiáng)度、提高采購效率并節(jié)省醫(yī)療成本,更好地為臨床醫(yī)療、科研、教學(xué)工作服務(wù),對(duì)促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)和諧穩(wěn)定的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。聯(lián)系我們獲取更多節(jié)約采購成本的自動(dòng)化解決方案吧。
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