8Manage：公共事業(yè)單位的電子招采策略

　　公共事業(yè)企業(yè)在發(fā)展過程中，遇到的最大問題往往是招采流程的管理問題。隨著技術(shù)升級，公共事業(yè)企業(yè)逐漸采用先進的電子招采技術(shù)和策略來改善招采流程。

　　先進的電子招采技術(shù)功能包括采購申請創(chuàng)建和工作流工具、訪問供應(yīng)商產(chǎn)品目錄、采購訂單創(chuàng)建工具、訂單生命周期管理以及與會計和ERP系統(tǒng)的集成。如現(xiàn)代電子招采軟件8Manage SRM便可在采購到付款(P2P)的許多領(lǐng)域提供廣泛的控制，包括審批工作流。通過這種控制，管理員可以創(chuàng)建詳細(xì)的路徑流程和審批順序，以便快速發(fā)送文檔，同時維護敏感財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。公共事業(yè)企業(yè)還可以配置基于角色的系統(tǒng)訪問權(quán)限，或按支出類別限制某些購買。

　　除了控制支出，像8Manage SRM這類電子招采解決方案還提供平臺上進行的所有活動的完全可見性。審計跟蹤記錄涵蓋采購申請和采購生命周期，管理員和審批者可隨時實時查看審批狀態(tài)和訂單狀態(tài)。這消除了P2P生命周期中經(jīng)常出現(xiàn)的人工流程盲點，有助于在未來的審計中協(xié)助實現(xiàn)合規(guī)。

　　除此之外，8Manage SRM電子招采平臺的使用非常便捷，它提供廣泛的API接口，能與現(xiàn)有的財務(wù)系統(tǒng)集成。當(dāng)用戶創(chuàng)建采購申請時，他們可以利用ERP中已經(jīng)存在的信息，例如部門、總帳科目和供應(yīng)商數(shù)據(jù)。 企業(yè)還可以控制哪些帳戶代碼可以使用并設(shè)置默認(rèn)值，從而減少自訂單生命周期開始就出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錯誤。

　　以下詳細(xì)介紹了電子招采功能改善公用事業(yè)公司招采業(yè)務(wù)的4種方法：

　　預(yù)算管理

　　公共事業(yè)單位歷來使用以預(yù)算和項目為基礎(chǔ)的采購策略來幫助他們控制財務(wù)狀況。然而，事實證明，在不斷增加的內(nèi)部壓力下，在部門預(yù)算縮減的情況下，這種方法不再適用。相比之下，針對公共事業(yè)行業(yè)的需求而量身定制的電子招采解決方案，企業(yè)能夠在費用產(chǎn)生前看到采購對預(yù)算的潛在影響。當(dāng)超出預(yù)算限制時，電子招采解決方案會顯示警告，或通過特殊審批工作流發(fā)送采購申請。

　　項目管理

　　對于具有大量基于項目采購的公共事業(yè)公司而言，另一項必要的招采功能是針對項目設(shè)置采購申請的能力。該軟件自動將購買請求與項目管理系統(tǒng)和其他財務(wù)系統(tǒng)中基于項目的活動聯(lián)系起來。這種自動化功能使請求者和購買者可以保持遵從性，并實時查看其項目。采購解決方案應(yīng)提供本地的項目管理功能，與第三方項目管理系統(tǒng)的合作關(guān)系，或與客戶現(xiàn)有的項目管理系統(tǒng)連接的集成功能。

　　可持續(xù)的招采模式

　　消費者期望的轉(zhuǎn)變極大地改變了公共事業(yè)行業(yè)內(nèi)外的商業(yè)環(huán)境。在某些領(lǐng)域，沒在本地市場上經(jīng)歷過激烈競爭的公司，現(xiàn)在正設(shè)法留住客戶，這些客戶對如何以及從何處獲得公共事業(yè)有新的選擇。

　　為了在競爭激烈的環(huán)境中生存，公司必須做的不僅僅是改變其尋源和提供服務(wù)的方式，還必須在其業(yè)務(wù)所有領(lǐng)域采用一個更環(huán)保和可持續(xù)的模式。使用8Manage SRM電子招采軟件不僅能降低成本，還能通過減少紙張消耗來降低公司的成本。

　　戰(zhàn)略性招采

　　使用人工流程管理招采通常需要更多時間，這些時間不僅用于執(zhí)行基本的招采功能，而且還用于解決因缺乏可見性和對支出的控制有限而引起的問題。

　　在這個行業(yè)不斷變化的環(huán)境中，公共事業(yè)公司必須具有創(chuàng)新精神和競爭力，這樣才能保持生存。處理因招采效率低下而引起的問題，不應(yīng)成為實現(xiàn)其計劃和目標(biāo)的障礙。通過消除人工流程和實現(xiàn)招采自動化，公司可以將勞動力和資源從低價值的任務(wù)解放出來，重新分配到更具戰(zhàn)略性的計劃中。對于一些公司來說，將重點從戰(zhàn)術(shù)性招采轉(zhuǎn)移到戰(zhàn)略性招采的能力可以大大鞏固其業(yè)務(wù)的未來。

　　公共事業(yè)單位采用電子招采策略，標(biāo)志著企業(yè)邁向信息化發(fā)展，通過電子招采策略，有效規(guī)范事業(yè)單位采購行為，防止腐敗現(xiàn)象滋生。