億方云重磅發(fā)布：一本CIO人手必備的《企業(yè)網(wǎng)盤選型白皮書》

　　編者按：本文作者億方云CEO程遠(yuǎn)。曾服務(wù)于世界最大的企業(yè)云存儲服務(wù)商Box并助力其成功登陸紐交所。2013年回國創(chuàng)立億方云，致力于為企業(yè)客戶提供最專業(yè)的文件管理服務(wù)。目前，億方云已獲得頂級風(fēng)投數(shù)千萬美元融資，擁有包括龍湖地產(chǎn)、晶科能源、森馬等大中型企業(yè)和團(tuán)隊用戶超過80000家。程遠(yuǎn)先生根據(jù)多年資深的行業(yè)經(jīng)驗和對國內(nèi)市場的理解，梳理和總結(jié)出《企業(yè)網(wǎng)盤選型白皮書》，希望對CIO選型有參考意義。

　　全面數(shù)字時代即將到來，在全面數(shù)字時代，企業(yè)所有的數(shù)據(jù)將會電子化，這些數(shù)字資產(chǎn)將成為企業(yè)未來保持競爭力和健康發(fā)展至關(guān)重要的武器。幫助企業(yè)數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值的大數(shù)據(jù)應(yīng)用應(yīng)運而生，隨即成為目前所有企業(yè)最關(guān)注、最熱門的領(lǐng)域。

　　在過去的幾年，我們談到企業(yè)大數(shù)據(jù)，更多是討論企業(yè)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，也就是存在于數(shù)據(jù)庫中的企業(yè)的生產(chǎn)數(shù)據(jù)、交易數(shù)據(jù)、銷售數(shù)據(jù)等等，這些數(shù)據(jù)存儲相對集中，比較容易通過不同的數(shù)據(jù)應(yīng)用提取對業(yè)務(wù)有幫助的分析價值。目前企業(yè)普遍還沒有對另一類規(guī)模更大、價值更高的數(shù)據(jù)產(chǎn)生足夠的關(guān)注，這些數(shù)據(jù)是以各種文檔、圖片、視頻、音頻文件為代表的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這類數(shù)據(jù)目前處于極度分散的狀態(tài)，而他們往往承載的是企業(yè)商業(yè)價值最高的知識/商業(yè)信息，這些數(shù)據(jù)的丟失、泄露或者無法訪問共享都會給企業(yè)的信息安全、知識傳承和業(yè)務(wù)效率帶來極大的影響。美國奧斯特曼研究公司(Osterman Research)在2016年的一份白皮書報告中，對北美187位來自IT/HR領(lǐng)域的人員深入調(diào)查，分析員工離職對企業(yè)信息安全的影響，詳情請見下表：

　　億方云對企業(yè)內(nèi)容管理市場的理解

　　我們對企業(yè)內(nèi)容管理市場新的認(rèn)知并非空穴來風(fēng)，是結(jié)合億方云服務(wù)大客戶的實踐經(jīng)驗，從企業(yè)信息化建設(shè)的角度出發(fā)，緊密圍繞企業(yè)文件的管理、存儲、共享等方面的需求，經(jīng)過長期的摸索和經(jīng)驗總結(jié)，才形成一個利于幫助企業(yè)的決策者進(jìn)行企業(yè)內(nèi)容管理產(chǎn)品的判別及選擇方法的選型模式。

　　首先，我們需要先回顧一下以往企業(yè)使用過的一些傳統(tǒng)的文件存儲系統(tǒng)，我們認(rèn)為傳統(tǒng)的文件管理方式分為以下三個階段：

　　A. 以FTP、Windows網(wǎng)絡(luò)存儲為代表的企業(yè)文件管理1.0階段;

　　B. 以傳統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)、內(nèi)容管理系統(tǒng)為代表的企業(yè)文件管理2.0階段;

　　C. 以企業(yè)網(wǎng)盤為代表的企業(yè)文件管理3.0階段。

　　接下來，通過上述三階段的發(fā)展，我們可以梳理出企業(yè)需求的進(jìn)化以及這些產(chǎn)品在具體使用過程中存在的問題及局限性。

　　企業(yè)文件管理1.0： FTP、Windows網(wǎng)絡(luò)存儲

　　企業(yè)使用場景：FTP、 網(wǎng)絡(luò)存儲可能是企業(yè)最早使用的文件集中存儲形式了，它們能給企業(yè)提供的便是最基本的局域網(wǎng)內(nèi)的文件集中存儲、基于目錄結(jié)構(gòu)的訪問以及簡單共享。

　　產(chǎn)品局限性：這類系統(tǒng)的缺陷也非常明顯，很難進(jìn)行外網(wǎng)訪問尤其是移動訪問，沒有完整的權(quán)限系統(tǒng)，無法滿足文件搜索、文件預(yù)覽、文件同步問等核心企業(yè)需求，更沒有文件安全和管理等高級功能，總體來說不能算是一個完整的企業(yè)級應(yīng)用。

　　企業(yè)文件管理2.0：傳統(tǒng)文檔管理系統(tǒng)、內(nèi)容管理系統(tǒng)

　　企業(yè)使用場景：作為一款真正的企業(yè)級應(yīng)用，這類產(chǎn)品主要幫助解決企業(yè)在文件管理上的需求，企業(yè)使用的主要場景是對重要的結(jié)果性文件進(jìn)行有序的歸檔和權(quán)限管理。這類產(chǎn)品通常是從企業(yè)管理者或者IT的需求進(jìn)行設(shè)計，具有比較完善的管理功能和權(quán)限系統(tǒng)。

　　產(chǎn)品局限性：雖然可以比較有效的覆蓋企業(yè)管理者的需求，但作為企業(yè)核心的文件存儲系統(tǒng)，傳統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)最大的弊端在于往往在于太重管理，而忽略了企業(yè)員工在系統(tǒng)易用性、便捷訪問和共享上的需求。往往我們最后看到的結(jié)果是企業(yè)部署了一套文檔管理系統(tǒng)，但因為系統(tǒng)復(fù)雜難用，員工會產(chǎn)生抗拒使用的心理，而繼續(xù)使用很多個人級的產(chǎn)品比如郵件、QQ群共享、個人網(wǎng)盤等，這樣一方面導(dǎo)致企業(yè)投資系統(tǒng)的閑置，但更為重要的是企業(yè)不能真正有效的將這些在日常工作過程中產(chǎn)生的含有寶貴商業(yè)價值的文件進(jìn)行匯聚、存儲和安全保護(hù)。

　　企業(yè)文件管理3.0：企業(yè)網(wǎng)盤

　　企業(yè)使用場景：企業(yè)網(wǎng)盤是近幾年一種新興的企業(yè)文件存儲方式，也是企業(yè)文件存儲向云端進(jìn)化的一個標(biāo)志。使用企業(yè)網(wǎng)盤，用戶可以便捷的進(jìn)行隨時隨地的文件訪問、搜索、查看及簡單的共享，幫助企業(yè)尤其是團(tuán)隊比較分散的企業(yè)有效提升工作協(xié)同效率。

　　產(chǎn)品局限性：企業(yè)網(wǎng)盤雖然有不錯的易用性，但它更多是滿足企業(yè)在文件存儲、訪問和共享方面的基礎(chǔ)需求, 而對于企業(yè)的高級需求例如文件協(xié)作、文件管理以及安全管控沒有有效的覆蓋，不是一款完整的企業(yè)級應(yīng)用。

　　從這些不同代的企業(yè)文件管理產(chǎn)品我們分析出企業(yè)需求進(jìn)化的路徑：FTP幫助企業(yè)實現(xiàn)了文件的基本存儲，文檔管理系統(tǒng)重點針對企業(yè)的管理需求，而企業(yè)網(wǎng)盤主要解決的是企業(yè)文件訪問以及共享的場景，但這三代產(chǎn)品都無法完整覆蓋企業(yè)的全部需求，并且存在明顯的弊端。隨著企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)時代越來越強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)共享和辦公協(xié)同，傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)無法跟上企業(yè)發(fā)展的腳步了。

　　傳統(tǒng)的企業(yè)文件管理解決方案既然存在明顯的弊端，那么新一代的企業(yè)文件管理產(chǎn)品(企業(yè)文件管理4.0階段)該具備哪些特征來滿足企業(yè)信息化建設(shè)中對內(nèi)容管理的訴求?

　　新一代的企業(yè)文件管理產(chǎn)品

　　接下來我從產(chǎn)品畫像、功能剖析、技術(shù)架構(gòu)評估要點、部署方式四個維度進(jìn)行深度剖析。

　　企業(yè)文件管理產(chǎn)品Mr.Right的產(chǎn)品畫像

　　既然前幾代的產(chǎn)品都不是企業(yè)的Mr. Right ，而企業(yè)的需求又產(chǎn)生了多樣性的變化，那我們首先需要為符合企業(yè)未來的文件管理產(chǎn)品畫一個像。然后在此基礎(chǔ)上進(jìn)行深入的展開。

　　a) 同時滿足企業(yè)管理者和員工的需求

　　企業(yè)管理者和員工對文件的需求是很不一樣的，前幾代產(chǎn)品往往只能滿足其中一者，而這種比較分裂的需求滿足要么導(dǎo)致員工不喜歡用或者用不起來，要么會引起企業(yè)文件管理不善，信息安全存在比較大的風(fēng)險。所以未來的企業(yè)文件管理產(chǎn)品一定要能同時滿足企業(yè)管理者和員工的需求，讓兩者之間找到一個很好的平衡和統(tǒng)一。對于企業(yè)管理者來說，這個系統(tǒng)要能幫助企業(yè)有效的匯聚、存儲和管理所有的企業(yè)文件，實現(xiàn)知識的有效積累和安全保護(hù)。同時它一定是非常簡單和易用的，能成為員工日常進(jìn)行隨時隨地的文件訪問、共享以及協(xié)同的基礎(chǔ)辦公工具。

　　b) 一站式內(nèi)容平臺

　　之前每一代的企業(yè)級文件管理系統(tǒng)都只能滿足企業(yè)的部分需求，企業(yè)因此而購買多套不同類型的系統(tǒng)顯然是有問題的。首先這會導(dǎo)致系統(tǒng)和系統(tǒng)之間的信息孤島，數(shù)據(jù)無法互通會導(dǎo)致企業(yè)的業(yè)務(wù)鏈條很難打通，而傳統(tǒng)軟件基礎(chǔ)之上的二次開發(fā)又非常麻煩并且成本很高。再者這會導(dǎo)致企業(yè)無法對所有的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理和安全保護(hù)。因此未來企業(yè)的文件管理系統(tǒng)的另一個畫像特征就是：一站式內(nèi)容平臺。

　　之所以含有平臺兩個字，是因為企業(yè)這些多種多樣的需求并非一個具體的產(chǎn)品設(shè)計可以滿足的。OA里面需要調(diào)用文件發(fā)起審批，審批后的文檔能夠方便的歸檔; 研發(fā)文檔庫中需要方便的文件搜索和預(yù)覽;而CRM系統(tǒng)中銷售需要很方便對于不同客戶項目的產(chǎn)品資料、PPT、合同進(jìn)行隨時隨地的訪問與共享……如果CIO們未來期望這些文件數(shù)據(jù)能進(jìn)行統(tǒng)一存儲和安全控制，又同時能夠滿足這些不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件需求，未來的企業(yè)文件管理解決方案一定要具有PAAS化的能力。將例如文件存儲，搜索，預(yù)覽，編輯，權(quán)限這些基礎(chǔ)文件能力以非常標(biāo)準(zhǔn)的API、SDK的形式開放出來，可以被非常方便的嵌入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，而企業(yè)的員工既可以使用文件管理平臺專有的APP進(jìn)行文件訪問和共享，同時也可以在其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中方便的使用(如下圖所示)。

　　對標(biāo)企業(yè)需求金字塔，企業(yè)決策者合理延伸需求

　　不同的企業(yè)對內(nèi)容管理的需求程度不同，對企業(yè)的需求進(jìn)行分層，并給出在每一層的一些代表性的功能，在此基礎(chǔ)之上企業(yè)的決策者可以根據(jù)自己的個性化需求進(jìn)行延伸。這是億方云基于企業(yè)需求的理解畫出的企業(yè)在文件管理與共享上的需求金字塔。

　　第一層：文件存儲與傳輸

　　基本操作文件系統(tǒng)的設(shè)計好壞將是整個文件管理系統(tǒng)性能、可用性、擴(kuò)展性的關(guān)鍵。

　　第二層：文件訪問與應(yīng)用

　　移動辦公需求越發(fā)剛需的今天，通過移動端直接對企業(yè)的文件進(jìn)行便捷的訪問、預(yù)覽、搜索、編輯將成為文檔管理產(chǎn)品的標(biāo)配。

　　第三層：文件共享與協(xié)作

　　流轉(zhuǎn)的文件才能產(chǎn)生更大的價值，文件協(xié)作是高度行業(yè)化，場景化的。不同行業(yè)有著不同的文件協(xié)作的需求，基于此就會衍生出更多的文件協(xié)作功能。

　　第四層：管理與安全

　　文檔是企業(yè)最具價值的數(shù)字資產(chǎn)，企業(yè)文檔管理工具的安全性和管理性尤其重要。

　　充分的技術(shù)評估，幫助實現(xiàn)高質(zhì)量的產(chǎn)品選型

　　剖析完功能層面，接下來我們談?wù)勂髽I(yè)在選擇這類產(chǎn)品時的技術(shù)考量。文件管理將會是企業(yè)未來最基礎(chǔ)、最核心的信息化組成部分，沒有充分的技術(shù)評估，選錯一個系統(tǒng)會導(dǎo)致大量的系統(tǒng)穩(wěn)定性、性能以及安全問題，而當(dāng)企業(yè)因為這些原因需要進(jìn)行系統(tǒng)替換時，成本將會是非常高的。下面我們將會選取企業(yè)文件管理系統(tǒng)最重要的幾個技術(shù)環(huán)節(jié)進(jìn)行深度的解析。

　　公有云、混合云和私有云，合理選擇不同部署方式

　　過去的幾年，企業(yè)云服務(wù)在中國快速的崛起，得到了越來越多的企業(yè)認(rèn)可。這源自云服務(wù)的一次性投入成本低、無需部署、使用靈活、產(chǎn)品易用性高、維護(hù)復(fù)雜度低等優(yōu)點。但確實還存在很多企業(yè)因為對于數(shù)據(jù)安全和隱私性的擔(dān)憂仍然傾向于私有云系統(tǒng)�？v觀上文的描述，企業(yè)未來需要的文件管理系統(tǒng)已經(jīng)不僅僅是一個簡單的存儲系統(tǒng)，而是一個能有豐富文件訪問、協(xié)作、管理、安全功能的企業(yè)級內(nèi)容平臺。這樣的一套系統(tǒng)往往需要比較多的服務(wù)器和很有經(jīng)驗的運維人員進(jìn)行支撐。接下來我們講給不同類型的企業(yè)進(jìn)行部署方式的推薦，讓企業(yè)可以根據(jù)自己的需求合理的進(jìn)行部署方式的選擇。

　　首先我們先對不同的部署方式進(jìn)行定義：

　　●私有云：將一整套完整的系統(tǒng)部署在企業(yè)的內(nèi)網(wǎng)中，由企業(yè)IT部門全權(quán)維護(hù)的部署方式

　　●公有云：以云服務(wù)的方式采購企業(yè)云服務(wù)商，不需要在企業(yè)內(nèi)進(jìn)行系統(tǒng)部署的方式

　　●混合云：介于私有云和公有云之間，允許企業(yè)選擇把文件存儲放在本地保證數(shù)據(jù)可控，但同時可以利用公有云平臺的計算和訪問能力的混合型部署方式

　　按行業(yè)：以軍工涉密企業(yè)和銀行為代表的機(jī)密性非常高，合規(guī)性要求很多的行業(yè)，這些企業(yè)一般因為合規(guī)和涉密要求根本無法考慮私有云以外的部署方式，而且往往他們都具有比較充裕的預(yù)算和IT能力，在這種情況下目前來說私有云可能還是比較適合的選擇。以制造、零售、教育、工程、互聯(lián)網(wǎng)等為代表的涉密性和合規(guī)性要求相對沒有很高的行業(yè)，部署一套私有云是一種長期來看ROI很低而且會造成非常重的運維負(fù)擔(dān)，建議部署公有云或者混合云。

　　按企業(yè)規(guī)模：對于超過500人以上的企業(yè)來說，如果對數(shù)據(jù)可控性要求比較高，建議采用混合云的部署方式，當(dāng)然同樣也可以采用公有云的方式。最后的選項才是私有云。除非是涉密行業(yè)，絕大多數(shù) 500 人以下的企業(yè)沒有必要也不應(yīng)該自建一套文件管理系統(tǒng)，使用云服務(wù)是ROI更高，可靠性更優(yōu)的選擇。

　　按IT能力：沒有完整的IT團(tuán)隊以及數(shù)據(jù)中心，選擇公有云無疑是最好甚至是唯一的選擇，盲目自建一套系統(tǒng)很有可能企業(yè)未來無法能持續(xù)維護(hù)，建議部署公有云;具有一支比較小而精的IT團(tuán)隊，有一定數(shù)量(五臺以上)的服務(wù)器和存儲資源，混合云相對來說對IT的運維專業(yè)能力和服務(wù)器資源要求較低，可結(jié)合行業(yè)屬性部署混合云或公有云;具備一支專業(yè)程度高，分工完整的IT團(tuán)隊，有中型以及大型IDC，團(tuán)隊具備搭建私有云的能力，但如沒有特殊必要仍然推薦公有云和混合云。

　　按使用場景：大型企業(yè)局域網(wǎng)內(nèi)使用，大文件傳輸多，建議部署混合云，混合云在局域網(wǎng)內(nèi)使用時傳輸速度和訪問速度更快，因為存儲在本地;移動使用場景多，團(tuán)隊分布全國甚至全世界，建議部署公有云，公有云在多地異地訪問上有著非常突出的優(yōu)勢;業(yè)務(wù)團(tuán)隊需要快速上線一個系統(tǒng)能完成便捷，高效的文檔共享或項目協(xié)作，建議部署公有云，混合云或者私有云的部署方式都需要IT部門的重度參與，系統(tǒng)的上線周期相對會比較長。當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要一套系統(tǒng)快速支撐業(yè)務(wù)推進(jìn)的時候，公有云將會是最高效的選擇。

　　CIO選擇企業(yè)文檔管理產(chǎn)品的步驟和建議

　　在企業(yè)未來真正評估這類產(chǎn)品的時候，我們建議企業(yè)決策者按照以下步驟進(jìn)行逐步的篩選和判斷：

　　1. 從管理層、業(yè)務(wù)層、員工側(cè)完整收集需求進(jìn)行整理

　　2. 根據(jù)需求以及上文對于核心功能的闡述對潛在產(chǎn)品選項進(jìn)行匹配評估

　　3. 對潛在產(chǎn)品在上文中提到的關(guān)鍵技術(shù)從廠商處搜集信息，進(jìn)行論證

　　4. 組織1-2個業(yè)務(wù)部門進(jìn)行產(chǎn)品試用，提供用戶使用反饋

　　5. 根據(jù)企業(yè)的需求、IT能力和未來產(chǎn)品定位綜合評估最佳部署模式

　　6. 最終綜合選擇最優(yōu)產(chǎn)品

　　互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)面臨最大的挑戰(zhàn)便是如何應(yīng)對變化越來越快的市場和競爭。而IT部門也越來越從從前的企業(yè)輔助支撐的角色變成跟隨企業(yè)戰(zhàn)略的牽引者的角色。在選擇適應(yīng)未來的IT系統(tǒng)時，同時要考慮企業(yè)管理的需求以及員工和業(yè)務(wù)部門對于效率和易用性的需求，本文便是站在面向未來的角度為企業(yè)在選擇文件存儲，管理及共享解決方案時提供盡可能客觀，專業(yè)，全面的評估和決策支持，希望能對企業(yè)有所幫助。